Chargée de communication chez Voyelle depuis peu, j’ai suivi la formation de Florian sur la gestion des priorités, avec les participants du parcours Transformation Digitale des Entreprises. Nous avons questionné notre capacité à gérer et traiter des tâches à différents niveaux d’importance. Nous avons également identifié les grands éléments qui nuisent à notre productivité. L’objectif étant, in fine, d’y apporter des solutions pragmatiques dans une démarche opérationnelle.
Les facteurs principaux
C’est parti ! Nos trois heures de formation démarrent sur un auto-positionnement de la gestion de nos activités et une recherche collective sur les critères qui nuisent à notre efficacité.
Le but : Comprendre les grands facteurs (non exhaustifs) que sont la priorisation, les interruptions et la répétition (1). Ces premiers exercices m’ont particulièrement enthousiasmée par l’objectivité qu’ils apportaient. Encadrés et guidés par Florian, nous avons travaillé ces axes, un à un, pour mieux gérer notre planning et travailler plus sereinement.
La priorisation
Les notions d’urgence et d’importance
La to do list et la priorisation des tâches sont de très anciennes notions. Comme se plait à le dire Florian, Moïse a été le premier à inventer la to do list. Bien qu’il ne fût pas encore connecté, il recensa sur des tablettes ses premiers commandements. Certains trouvant cela brillant, décidèrent de travailler sur le sujet pour déterminer ce qui fonctionnait bien et ce qui fonctionnait moins. Eisenhower s’est notamment attardé sur la différence entre les notions d’urgence et d’importance ; l’urgence relatant une notion d’échéance, de temps, et l’importance, une notion d’impact sur les objectifs.
Eisenhower nous dit que, paradoxalement, ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. Transposons-le à notre quotidien et interrogeons-nous autour de ces deux prismes : est-ce que ma tâche nécessite une action immédiate ? Est-ce que cette action impacte mes objectifs ? Pour répondre à ces questions, Florian nous propose d’utiliser la matrice d’Eisenhower afin de prioriser nos tâches sans réfléchir seulement à l’urgence. Fervente utilisatrice de cette matrice, je vous la recommande vivement !
Je suis lifophile, mais je me soigne
Grâce à Eisenhower, je peux faire le lien avec le concept de lifophilie. Mais qu’est-ce que la lifophilie ? Cela consiste à traiter en priorité tout un tas de petites tâches voire de micro-tâches qui ne sont pas stratégiques. Vous avez l’impression que cela libère votre esprit ou vous souhaitez tout simplement faire plaisir.
Mais voilà, des tâches urgentes (et non importantes) peuvent arriver tout au long de la journée. Les traiter au fil de l’eau repousse davantage le travail sur les tâches plus stratégiques. N’hésitez pas à vous inspirer de la théorie des Big Rocks pour gérer votre planning (en tous cas pour moi ça a marché !). Elle démontre parfaitement comment questionner ce qui est important et le planifier.
Les interruptions
Certaines interruptions entrent dans la balance et nous rendent lifophile. Au bureau comme en télétravail, ces perturbateurs sont toujours présents : les collègues qui passent, les notifications, l’environnement de travail (notamment en télétravail : les enfants), etc… Tout autant d’éléments auxquels un lifophile accorde son attention. C’est également ce qui le rend implicitement disponible en permanence.
Pour gagner en productivité sur les tâches importantes et ne pas se laisser assaillir d’interruptions et de tâches urgentes, nous allons définir le haut-rendement. Vous verrez par la suite que cela a son importance. Bye bye les interruptions !
Le haut-rendement
Une tache à haut–rendement, c’est une tache ayant un impact important sur l’atteinte de tes objectifs. Le haut–rendement doit être planifiée et non-interrompue. Pour trouver un certain équilibre au quotidien, il faut les positionner de manière prioritaire dans votre calendrier, bloquer des créneaux dans votre agenda en avance et systématiquement. Ainsi je conserve mes moments de productivité pour les axes stratégiques et j’informe mes potentiels solliciteurs que je leur répondrai plus tard.
Lors de ces temps de focus sur le haut-rendement, il est primordial d’empêcher les distractions. La perte de temps se fait dès lors que l’on perturbe la concentration (regarder son téléphone qui s’allume, cliquer sur une notification, etc..). Désactivez tout ce qui peut vous déranger de l’extérieur, tous les outils qui peuvent envoyer des signaux non désirés doivent être désactivés également.
Naturellement, dans l’optique d’avoir abordé en fin de semaine tous les axes stratégiques et les axes opérationnels, accordez-vous des moments “tampons”. Les programmer dans votre planning vous permettra de gérer ce que vous auriez possiblement laissé de côté.
Voici ce à quoi pourrait ressembler votre agenda après cette formation :
- En rouge : les tâches à haut-rendement.
- En orange : les tâches urgentes et les micro-tâches.
- En jaune : les RDV de tous les jours.
- En vert : les moments tampon.
Améliorer son hygiène de travail passe donc par trois notions clés vues en formation avec Florian sur la gestion des priorités. Questionner l’importance des tâches à traiter parallèlement avec l’urgence, ne pas se laisser déborder par les micro-tâches et intégrer le haut rendement dans son planning.
Le cours de Florian m’a permis d’optimiser mon temps, en me coupant notamment des distracteurs et facteurs de nuisance. Depuis, je prévois des plages dédiées à des tâches spécifiques et à l’imprévisible. Notre formateur, fin pédagogue, a su nous transmettre une méthodologie simple et efficace. Merci Florian, grâce à toi, je quitte progressivement mon costume de lifophile.
Caroline, Transformer 2020.
[Formulaire de téléchargement du programme de formation courte sur la gestion des priorités.]
(1) : la notion de répétition apparaît dès lors qu’il y a un ou plusieurs autres contributeurs et fait l’objet d’un deuxième cours sur la gestion des priorités.
Publié le 1 janvier 1970
